Mail Ofertowy
Automation

Ile zapytań ofertowych mniej więcej wpływa dziennie albo tygodniowo? Czy są wahania sezonowe? Na które skrzynki najczęściej trafiają (inwestycje@, biuro@, techniczny@, formularze WWW, LinkedIn, indywidualne adresy handlowców)? Jaki procent to formularze, a jaki bezpośrednie maile?

Czy obecnie jakoś rozróżniacie typy zapytań (deweloper / generalny wykonawca / architekt / hurtownik / wykonawca elewacji / klient indywidualny / techniczne / zagraniczne)? Czy zapytania zwykle dotyczą jednej marki (Elastolith, Rawall, Evotech, Elabrick, Softwood), czy klient miesza? Czy klient sam wskazuje markę, czy handlowiec dobiera?

Kto realnie odpowiada — handlowiec regionalny, kilka osób z biuro@, mix? Ile średnio czasu zajmuje przygotowanie odpowiedzi? Jaki jest typowy czas reakcji od wpłynięcia do wysłania pierwszej odpowiedzi? Gdzie czują Państwo największe wąskie gardła w procesie?

Tylko polski, czy są też zapytania w innych językach (EN, LT/LV/ET — Bałtyki, SK — Słowacja, niemiecki)? Mniej więcej jaki to procent?

Microsoft 365 (chmura) czy Microsoft Exchange on-premise? Jeśli M365 — jaka licencja (Business Standard / Premium / E3 / E5)?

Z kim po stronie IT mamy uzgodnić techniczne szczegóły dostępu (imię, mail, telefon)?

Czy inwestycje@, biuro@, techniczny@ to shared mailbox (skrzynka współdzielona), distribution list (lista dystrybucyjna), czy normalne skrzynki indywidualne? Kto ma do nich dostęp?

Czy zapytania trafiają też przez Microsoft Teams, Slack, LinkedIn lub inne komunikatory? (Na razie poza zakresem MVP, ale warto wiedzieć.)

Z kim Państwo współpracują przy obsłudze Optimy (nazwa firmy, kontakt — imię, mail, telefon)? To pierwsza informacja, której potrzebujemy — reszta pytań idzie do nich.

Czy w obecnej licencji Optima jest aktywny moduł WebAPI? Jeśli nie — czy partner może oszacować koszt jego dokupienia?

Czy istnieje baza testowa Optimy (na której można bezpiecznie podpiąć integrację), czy WebAPI musiałoby działać tylko na produkcji? Jeśli tylko produkcja — czy można utworzyć konto serwisowe ograniczone wyłącznie do odczytu kontrahentów i cenników?

Jak są przechowywane cenniki indywidualne kontrahentów — każdy stały klient ma osobny cennik, czy to grupy cenowe? Jakie pola są w cenniku (cena netto, rabaty, formy płatności, terminy, MOQ)? Czy cenniki są aktualne dla wszystkich stałych klientów?

Po czym możemy zidentyfikować klienta w bazie Optima — NIP, email, nazwa firmy, indywidualny ID? Najważniejsze: czy w Optima przechowywane są emaile kontaktowe kontrahentów (po nich będziemy szukać nadawcy maila)?

Karty techniczne — dostępność per marka

Pozostałe materiały

Jeśli jakieś materiały istnieją tylko w wersji drukowanej, są nieaktualne, albo brak czegoś czego się spodziewaliśmy — proszę napisać.

Co się dzieje krok po kroku? Kto, kiedy, w jakim systemie wykonuje który krok? Czy są dokumenty (briefy, checklisty, wewnętrzne maile) tworzone w trakcie? Jeśli pipeline jest opisany gdzieś w dokumencie wewnętrznym — można po prostu napisać „prześlemy pdf" i opisać tu skrótowo.

Kiedy handlowiec nie odpowiada sam, tylko przekazuje wyżej (duży deweloper, nietypowe zamówienie, zapytanie techniczne, inny kraj)? Do kogo wtedy idzie?

Co dzieje się dalej (follow-up, próbniki, spotkanie, wizyta)? W którym momencie klient trafia do Optimy jako kontrahent? Kiedy do CRM Vision (jeśli w ogóle)?

Mniej więcej — jaki procent zapytań kończy się ofertą, a jaki ofert kończy się zamówieniem? Czy są kategorie zapytań, które prawie nigdy nie kończą się sprzedażą (mogą być filtrowane)?

Rekomendujemy w MVP: system przygotowuje draft odpowiedzi, handlowiec edytuje (jeśli trzeba) i klika „wyślij". Pełna automatyka (auto-wysyłka) możliwa po pilotażu, kiedy zaufanie do treści będzie ugruntowane. Czy ten model akceptujecie, czy macie inne preferencje?

Czy draft trafia do handlowca regionalnego (Robert Arndt, Kamil Skwara, Andrzej Jaźwiński, Marta Pogorzelska, Maciej Kwiatkowski)? Co z zapytaniami bez wyraźnego regionu (zagraniczne, niejasne)? Czy w jakichś przypadkach ma być eskalacja do szefa sprzedaży?

Pani jest naszym kontaktem operacyjnym — kogo prosimy o akceptację budżetu i ogólnego kierunku projektu? (imię, stanowisko, kontakt)

Z którą firmą IT (zewnętrzną lub wewnętrznym działem) ma się Państwa strona kontaktować w sprawach projektu — dostępy, decyzje techniczne? Może to być ta sama firma, której kontakt podają Państwo w sekcji B (Outlook), ale to nie zawsze ten sam człowiek.

Co byłoby dla Państwa dowodem, że MVP działa? Skrócenie czasu reakcji, mniejsze obciążenie handlowca, liczba odpowiedzi tygodniowo, jakość treści — co najbardziej? Jakie są granice akceptowalnego błędu (np. niedopuszczalne: zła cena dla stałego klienta; akceptowalne: lekko niedopasowany ton)?

Czy macie politykę przetwarzania danych klientów dla narzędzi AI? Preferencje co do lokalizacji modeli (UE / Polska / dowolna)? Czy korzystacie z Microsoft 365 Copilot lub innych narzędzi AI obecnie?

⚠ Krytyczne (potrzebne do startu MVP)

Ważne (do dopracowania MVP)

Pomocnicze (do późniejszych etapów)

Czy są Państwo otwarci, by w MVP opcjonalnie zapisywać nowych leadów jako kontakty w CRM Vision (przez ich publiczne API)? To pierwszy krok ku Etapowi 2.

Czy są raporty / dashboardy, które zarząd chciałby otrzymywać z systemu (np. tygodniowo: ile zapytań, kategorie, czas reakcji, akceptacja draftów)?

Niektóre Państwa strony pokazują w przeglądarce ostrzeżenie o niezabezpieczonym połączeniu — grupaelastycznyklinkier.pl ma niekompletny certyfikat SSL, a rawall.pl działa wyłącznie po HTTP. Czy są Państwo świadomi i czy ktoś to ma na liście do naprawy?

Marka zniknęła z sekcji „Nasze marki" na stronie grupy. Status — żywy, w restrukturyzacji, wycofany?